10 práticas recomendadas de trabalho remoto para mantê-lo produtivo e focado

10 práticas recomendadas de trabalho remoto para mantê-lo produtivo e focado

Mesmo antes da crise atual, o trabalho remoto tem sido uma tendência crescente desde que a banda larga entrou em nossas casas e as cafeterias inundadas por Wi-Fi. Reunimos algumas de nossas práticas recomendadas de uma força de trabalho que colabora remotamente como prática comercial cotidiana há anos.

Para milhões, trabalhar em casa é uma transição perfeita, com acesso Wi-Fi constante, bolsos bem-vindos de tempo livre no meio do dia e casos de amor renovados com animais domésticos abandonados. Para outros, nem tanto. Ser solicitado a trabalhar em casa no mesmo lugar em que você dorme, gerencia seus filhos, assiste a uma TV e faz um lanche desmarcado – pode testar os limites do seu espaço pessoal.

Sonho versus realidade para o trabalhador remoto

Quando a sua agenda está cheia de teleconferências, bate-papos por vídeo e seminários on-line nos quais você espera contribuir, seu covil de prazer pode repentinamente parecer uma prisão de frustração, onde a Internet irregular leva a palavrões e até a insanidade. Isso é antes de você levar em consideração a distração – de dentro de casa suburbana (secadores de cabelo, sopradores de folhas, crianças berrantes) a apartamentos fora da cidade, onde construção alta e ônibus urbanos competem por atenção, assim como a gerente de contas Janet pede sua opinião.

É um longo caminho para dizer que o momento não poderia ser melhor para uma peça sobre as práticas recomendadas para trabalhar remotamente. Seja você um freelancer em período integral ou lidando com um novo normal, há maneiras de se manter polido, profissional e ajudar sua equipe a se comunicar de maneira mais eficaz no momento em que duas folhas estão saindo das prateleiras.

Considere isso como um curso intensivo para iniciantes. Aqueles usados ​​para aconchegar fazendas de cubos e bull bulls. Aqueles acostumados a girar a um metro e meio de distância; que se alimentam de tapa nas mãos e auras sinérgicas. Mas agora, eles estão presos em casa com um colega de quarto e bulldog indisciplinado chamado Biff.

Para você, aqui estão as práticas recomendadas para se manter próximo quando estiver trabalhando de longe:

10 práticas recomendadas para trabalhadores remotos

1. Domine as ferramentas de comunicação para trabalho remoto (* ou pelo menos entenda-as).

Desde que o primeiro egípcio antigo mudou a hierarquia dos hieróglifos, ficou claro que pessoas diferentes preferem estilos de comunicação diferentes. No escritório, você pode ser conhecido como uma pessoa que gosta de ir até lá ou fazer uma pergunta rápida. Ou talvez você precise de stand-ups diários no bullpen para se conectar. Ou talvez você apenas prefira trabalhar através do stop-and-chat.

Mas quando você entra na força de trabalho remota, entenda que não terá acesso fácil pessoalmente. Para combater isso, a magia tecnológica tornou mais simples do que nunca a comunicação de maneiras que tornam discutível o contato humano. Portanto, convém revisar os métodos mais comuns de comunicação em 2020 e fazer com que sua equipe os adote.

Dependendo da sua situação, o hardware e o software de que você precisa, trabalhando em casa, podem deixar você com uma perda de todos os programas úteis que o pessoal de TI carregou no seu sistema de desktop no trabalho. Mas é bem possível que você esteja em casa com o mesmo laptop de trabalho – e, se estiver, está pronto. No entanto, para os milhões de freelancers que estão migrando para o trabalho on-line agora, programas como Slack, Zoom e Google Hangouts estão tendendo de maneiras que a Internet nunca viu. É verdade – o teletrabalho está tendo um momento agora (e não sem riscos), mas para alguém não acostumado ao processo, vale a pena saber quais são as melhores ferramentas à sua disposição.

Talvez você seja um líder de equipe e precise configurar uma plataforma de videoconferência para hospedar. Ou talvez você esteja sendo conduzido … e precise do software de gravação de tela certo para poder voltar a um brainstorm ou a uma reunião 1: 1 que teve com seu chefe de departamento.

No mínimo, você precisará de uma plataforma de bate-papo (como o Slack) e desejará iniciar canais dedicados com os membros da equipe com os quais se comunicará mais. Isso os coloca em uma área separada e facilita a mensagem de todos eles de uma só vez.

Sem conhecer todos os detalhes de como todas essas plataformas funcionam (uma tarefa quase impossível que inviabilizaria este artigo), considere consultar cada um dos guias de práticas recomendadas para trabalho remoto no Slack and Zoom, os dois mais populares e prováveis ​​plataformas de comunicação que você será solicitado a utilizar durante os períodos de trabalho em casa. Sem dúvida, tornarão sua vida mais fácil.

Dito isto, há um tempo para usar um contra o outro.

Nesse sentido…

2. Saiba quando entrar em contato – e como.

Mahatma Gandhi disse uma vez: “Fale apenas se melhorar com o silêncio”. Um aforismo sólido para a vida toda – mas é altamente improvável que Gandhi esteja sendo solicitado a “abrigar-se” por um período de dois a seis a 18 meses na época.

Em um mundo em que você está sendo solicitado a trabalhar em casa, a comunicação é essencial para manter intacta a fluidez da jornada de trabalho “normal”. Você não pode se comunicar demais o suficiente quando seu status é indefinidamente “WFH”, mas ajuda a fazê-lo da maneira certa ou corre o risco de ficar para trás de uma maneira séria. Como assim, comunicar o caminho certo?

Bem, boa pergunta. Como a maioria das coisas no mundo, há etiqueta ou regras tácitas a serem seguidas; maneiras comuns de fazer coisas que sua equipe apreciará.

Por exemplo:

  • Respeite o tempo das pessoas: Tente não iniciar um bate-papo no Slack ou em qualquer plataforma de mensagens instantâneas com “Oi …” ou “Ei, você”, seguido por 30 segundos de pontos pulsantes “…”. Seu destinatário está aguardando seu brilhante acompanhamento, sem trabalhar com o que foi consumido antes de você fazer o ping. Seja rápido e conciso, implantando sua pergunta na primeira comunicação.
  • Seja intencional e claro com sua mensagem: Não esconda a liderança no jornalismo … ou quando se trata de você entrar em contato com um de seus colegas por e-mail ou quando todos estão trabalhando em casa. Quanto mais direto e claro você estiver no início, mais as pessoas gostarão de não ter que ir à caça aos ovos de Páscoa à procura de seu argumento.
  • Aborde o último ponto: Todos digitam e se comunicam em velocidades diferentes; portanto, quando você está respondendo ao bate-papo, não é uma pergunta feita há 30 minutos que seus colegas deixaram a empresa. Não sem chamar de volta, pelo menos, para dar a conhecer seu ponto de vista. Isso é semelhante a responder ao email original em um tópico que recebeu 10 respostas e, portanto, mudou a conversa. Não é uma expedição de pesca – são seus colegas, seus amigos.

Saiba quanto dizer e quando dizer quando estiver trabalhando em casa.

3. Saiba quanto dizer – e onde dizê-lo.

Cada plataforma de comunicação vem com seu próprio conjunto de regras não ditas. Se você trabalha em casa por dias ou semanas a fio, é bom que você os cumpra. Não acredita em mim? Vamos fazer um pequeno teste: como você sente quando recebe um texto de cinco parágrafos (dentro do maior balão de pensamento já lançado) de um amigo que exige uma resposta multifacetada? Ou um email que exige uma resposta imediata – que você não vê até seis horas depois, porque estava bloqueado, trabalhando em um projeto offline?

Empregue a mesma etiqueta ao decidir se deve usar Slacking, enviar mensagens de texto ou enviar um email. Ligue, envie uma mensagem de texto ou Slack se precisar de uma resposta imediata. Ou envie um e-mail para assuntos não urgentes, se você puder esperar até o final do dia. Se esse for um tópico sério que requer discussão e você não quiser que haja nenhuma falha de comunicação, atenda o telefone ou faça o FaceTime. Essa é a melhor maneira de alguém olhar nos seus olhos, na sua alma e ler as dicas semânticas que a acompanham.

4. Toque no tom certo para todas as suas comunicações.

É verdade que trabalhar em casa coloca muito mais ônus nas pessoas não apenas para escrever bem, mas também para entender as nuances das estratégias de linguagem e comunicação – essencialmente como as mensagens são lidas e interpretadas pelas pessoas para as quais você as envia.

Tom.

Uma boa regra geral é ser positiva em sua intenção o tempo todo. Esse é um bom padrão em vez de uma interação pessoal, que permite que outras habilidades interpessoais entrem na mistura, como contato visual, sorrisos, alegria de viver.

Da mesma forma, suponha que a maneira como as pessoas estão se comunicando com você tenha uma intenção positiva. Se começarmos a analisar demais todas as palavras escritas para nós em uma mensagem do Slack – que tendem a ser mais breves e casuais -, podemos começar a criar uma narrativa que não existe, enlouquecendo e criando atritos desnecessários onde não existiam. antes.

É muito útil para construir boa fé com seus colegas quando você se comunica com bondade. Também vale a pena dizer: nunca digite algo que você não diria no rosto de alguém. Esse talvez seja um dos maiores dilemas hipócritas que afetam as interações nas mídias sociais em plataformas como Facebook e Twitter. Com isso dito, você também deve possuir o que diz – porque, afinal, você disse. Está bem ao lado do seu nome – em tinta permanente para todos verem. Se você digitar algo que não foi sua intenção ou foi mal interpretado, peça desculpas com facilidade. Reconhecer a falha é a melhor maneira de todas as partes seguirem em frente.

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Dicas de trabalho remoto: divirta-se ao longo do caminho.

5. Divirta-se um pouco ao longo do caminho.

Não é um grande escritor? Sem problemas. Talvez sua efervescência como ser humano seja melhor apresentada em emoji, GIF ou forma de meme. Para esse fim, existem todos os tipos de imagens oportunas que podem ajudar a explicar como você está se sentindo, como a carinha sorridente com óculos de sol (que diz que você é “legal com alguma coisa”) ou um GIF de uma garrafa de champanhe se abrindo para celebrar um trabalho bem feito.

A beleza de usar plataformas de comunicação como Slack ou Zoom é que você pode adicionar um pouco de cor e personalidade ao seu mundo para fazer com que sua vida em casa pareça menos desesperada, utilitária e mais utópica.

Aqui estão alguns toques legais que podem gerar sorrisos da sua equipe:

  • Fundos virtuais: No Zoom, você tem a opção de utilizar fundos virtuais para domar o caos atrás de você. Os fundos virtuais variam de configurações do mundo a lugares famosos como a ponte Golden Gate. Isso restringe elementos interruptivos, como cães indisciplinados, cônjuges desavisados ​​ou crianças que fogem do seu passado.
  • Reações frouxas: Se você está enviando mensagens de texto ou Slacking, usar palavras para dizer algo que um emoji pode dizer melhor é uma oportunidade perdida. Afinal, as próprias palavras podem ser desprovidas de emoção humana – mas uma banana dançando, bem, isso pode fazer maravilhas onde um “yay” pode ter vivido. Nesse sentido, visite um mundo em que emojis personalizados vivem ao seu alcance.

6. Saiba como bloquear o ruído durante o trabalho remoto.

Quando você trabalha em casa, pode surgir todo tipo de coisa que você não previa na sua vida diária. Por exemplo, você pode descobrir que realmente tem filhos, que amam você, que querem brincar com você porque, olha … quem está em casa!

Depois de se desligar do mundo para realizar o trabalho, saiba que existem muitos aplicativos de produtividade para mantê-lo no caminho certo e ajudar a evitar descarrilar a partir do momento em que você se senta para começar o dia.

Aqui estão alguns:

  • Liberdade: Bloqueia o acesso a mídias sociais e sites que distraem (Facebook, ESPN, Youtube … até a Internet como um todo) para mantê-lo focado e no caminho certo no seu dia de trabalho.
  • Cotovia: Combina várias ferramentas de colaboração online sincronizadas em “uma única plataforma interconectada” para beneficiar indivíduos e equipes. (Bate-papo, calendário, nuvem etc.)
  • Toggl: Um rastreador de tempo digital que monitora o tempo real que você (e sua equipe) gastam em diferentes tarefas ao longo do dia.

Outra maneira de bloquear o barulho? Literalmente bloqueie o barulho. Se você estiver em teleconferências o dia todo (vídeo ou telefone), entenda o poder do botão “mudo”. Não há nada mais perturbador do que estar em uma teleconferência e ouvir alguém almoçar, lavar o banheiro ou falhar miseravelmente ao acalmar um bebê que grita – tudo ao mesmo tempo.

Melhor prática: Silencie seu telefone se você não estiver falando e / ou quando alguém estiver falando a maior parte do tempo. E se você é o anfitrião, silencie todos os microfones para eles. Se for uma conversa que requer interação frequente, basta se isolar em uma sala para poupar a equipe da cacofonia de distúrbios domésticos. Eles vão gostar e ei, isso lhe dará uma desculpa para fugir … Relativamente.

Dicas para trabalhar em casa: defina seu status no Slack.

7. Comunique seu status enquanto estiver ausente.

Uma maneira de comunicar sua disponibilidade aos colegas de trabalho ao longo do dia é integrar o Slack ao seu Google Agenda para que o Slack possa sincronizar seu status com base nos eventos do seu dia – de uma maneira que seja facilmente visível para sua equipe e com um toque relativamente baixo.

As coisas que ele transmitirá automaticamente incluem (entre outras coisas):

  1. Lembrando quando sua reunião está prestes a começar (* o padrão é 1 minuto antes).
  2. Ajustando seu status para dizer que você está em uma reunião assim que a reunião começa.
  3. Notificá-lo sobre alterações em uma reunião, chegando ao ponto de oferecer opções de resposta.

Independentemente da sua plataforma de bate-papo, você também deseja ficar em cima do indicador de semáforo, mantendo-o verde quando estiver disponível e vermelho quando não estiver. Ferramentas intuitivas de conexão de escritório, como o Slack, podem até mudar para amarelo após um certo período de inatividade, se você escolher. Você também deve se acostumar à comunicação de disponibilidade, selecionando um emoji adequado ou digitando o código do Slack – quando estiver se dedicando a uma tarefa (: headphoneson 🙂 ou fazendo uma pausa para o almoço (: lunch :).

Com qualquer uma dessas abordagens, se alguém lhe fizer uma pergunta, pode esperar uma resposta atrasada. Isso lhe dará tempo para fazer o que for necessário em casa, como limpar loucamente todas as superfícies com um pano desinfetante antes de se sentar para comer.

8. Use as linhas de assunto descritivas do email.

Com total e absoluta dependência da tecnologia para passar o dia de trabalho, é bastante possível que o telefone acenda, à medida que as notificações se acumulam, enquanto a caixa de entrada fica cheia. Para esse fim, todos podemos ajudar um ao outro, sendo mais específicos em nossas linhas de assunto de e-mail. Um fraco “Oi”, “Check-in” ou “Acompanhamento” não será suficiente neste mundo. Dê-nos mais. Muito mais. “Acompanhar o criativo da campanha Kool-Aid” é muito mais descritivo que o anterior e orientará melhor os olhos se / quando a merda atingir o ventilador.

Se o seu email for literalmente uma linha ou duas, você pode até escrever tudo na linha de assunto do email. Não é um caso de uso comum, mas quando isso acontece … é uma coisa bonita.

Dicas para funcionários remotos: saiba com quem você está falando.

9. Saiba com quem você está falando.

Em uma situação 1: 1, é óbvio com quem você está falando. Mas e em um bate-papo em grupo ou em um e-mail para a equipe? Faça o possível para chamar especificamente as pessoas com quem está falando diretamente. Se você estiver em um bate-papo em grupo no Slack ou não, certifique-se de designar ou ligar para quem está falando diretamente no grupo. Por exemplo, “Ótima apresentação @ Jason!”

Por quê? Porque as coisas podem ficar confusas, rápido. Não deixe que seus colegas adivinhem e evitem usar “você” porque, em uma ligação em grupo, não está claro quem é você quando há outras 10 pessoas na ligação.

10. Encontre uma rotina de trabalho remota e cumpra-a (o máximo que puder).

O último pedaço de conselho é simplesmente definir uma rotina e cumpri-la. Pode parecer simples, mas trabalhar em casa apresenta todos os tipos de distrações com as quais você não teve que lidar no escritório (por exemplo, limpeza de primavera, pratos sem fim, roupas sem fundo, as crianças mencionadas e cães mencionados, felizes em encontrar você de repente disponível para caminhadas a tempo inteiro).

O melhor conselho que posso dar é saber quando você estará trabalhando e quando não estará. Defina esses parâmetros com antecedência para evitar buracos de coelho que sugam tempo. Além disso, designe um espaço de trabalho para essas atividades. Pode parecer ótimo ficar deitado na cama com o laptop, mas esse nível de casualidade não é sustentável e expõe você a áreas públicas da casa, onde você pode ser facilmente encontrado pelos outros. Pare em um espaço de trabalho dedicado ou em um escritório em casa (se você puder) e as chances de você ser produtivo aumentarão rapidamente.

No final do dia, os trabalhadores remotos valorizam há muito as atividades freelancers, graças a todas as vitórias obtidas em termos de liberdade, flexibilidade e produtividade. Portanto, olhe para ela como uma nova oportunidade e aproveite ao máximo o trabalho em casa enquanto puder.

Você nunca sabe quanto tempo vai durar.

Durante uma crise global de saúde, veja como todos podemos aproveitar ao máximo o trabalho em casa. #socialdistancing #wfh #remotework Clique para Tweet

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