6 dicas para terceirizar tarefas com êxito

6 dicas para terceirizar tarefas com êxito

Normalmente, quando você inicia seu negócio de escritor freelance, usa todos os chapéus. Você não apenas conclui as tarefas de escrita para os clientes, mas também realiza todas as tarefas administrativas e de marketing, desde blogs até contabilidade.

Se você deseja desenvolver o seu negócio de escrever sonhos, no entanto, deve terceirizar algumas tarefas em algum momento – e não apenas de vez em quando. Isso vai além do uso de aplicativos para gerenciar seus negócios e contratar outros humanos para ajudar.

Para muitos, essa é uma perspectiva assustadora devido ao potencial de cometer erros de contratação, mas é possível com a orientação correta. Então, por que, quando ou como você terceiriza ou subcontrata algumas tarefas para fornecedores pagos e quais devem ser essas tarefas? Aqui está tudo o que você precisa saber.

Por que terceirizar?

Se você deseja expandir seus negócios para poder realizar projetos maiores, mais interessantes e lucrativos, não pode fazê-lo sozinho.

Se você deseja expandir seus negócios de #freelance para poder executar projetos maiores, mais interessantes e lucrativos, não pode fazê-lo sozinho. Qual é a resposta? # Terceirização! #empreendedor Clique para Tweet

Você deve terceirizar regularmente as tarefas necessárias para sustentar as operações de negócios, mas não para você mesmo. Essas tarefas podem incluir tarefas administrativas, como cobrança e contabilidade e serviços profissionais, como contabilidade tributária trimestral e suporte legal.

É especialmente importante terceirizar quando a taxa horária desses fornecedores é menor que a sua – os transcritores são um exemplo. À medida que a sua empresa cresce, use-a para assumir tarefas mais caras para você. Ruthie Bowles of Desafia O Status Quo Marketing em Baltimore, MD concorda. “Eu estava aumentando minha base de clientes, mas gastava muito tempo em tarefas rotineiras que não eram de alto valor ou eram de alto valor, mas bastante simples”.

O desejo de usar suas habilidades para fornecer o maior valor aos clientes levou-a a terceirizar tarefas que não fizeram isso. “Isso também me ajudou a realizar mais desenvolvimento de negócios, marketing e vendas”, diz Bowles.

Quando você deve terceirizar?

Quanto mais complexa ou ocupada sua empresa se torna, maior a probabilidade de você contratar fornecedores externos para lidar com determinadas atividades de negócios. Se você deseja manter clientes satisfeitos, principalmente concluindo as tarefas no prazo, delegar tarefas a fornecedores pagos confiáveis ​​facilita isso.

Terceirize quando você tiver mais tarefas de escrita do que pode concluir a si mesmo ou suas necessidades de ajuda profissional mais sofisticada. Para Bowles, isso aconteceu quando ela passou do período parcial para o período integral como freelancer.

Mudanças na sua vida pessoal também podem significar tarefas de terceirização. “Tive meu segundo bebê e me mudei pelo país no ano passado”, diz Ana Reisdorf, MS, RD, uma nutricionista registrada que tem uma equipe de escritores. “Minha empresa também começou a decolar e eu não podia fazer tudo, então sabia que precisava de ajuda”, continua ela.

É recomendável terceirizar antes que você fique sobrecarregado demais para manter um atendimento excepcional ao cliente e um equilíbrio entre vida profissional e pessoal.

Como terceirizar para expandir seus negócios.

Como terceirizar?

Depende muito dos seus objetivos comerciais e pessoais, do seu nicho de escrita e da sua personalidade. Também há questões legais e contábeis a serem consideradas, inclusive no que se refere à sua estrutura de negócios. Contratar fora do seu país de residência também pode apresentar desafios, assim como gerenciar uma equipe remota.

“Quando um proprietário de empresa usa um contratado (fornecedor), eles devem entrevistá-los cuidadosamente para determinar se será um bom ajuste”, diz Gainesville, CPA do VA, John Wall. “É importante que o proprietário da empresa saiba quais habilidades o fornecedor em potencial possui e qual será o custo”, acrescenta o contador público com 32 anos de experiência.

6 dicas para terceirizar com facilidade:

1. Estabeleça objetivos comerciais e pessoais.

Mais uma vez, é ideal iniciar o processo de subcontratação antes que você precise de ajuda extra para estar pronto quando precisar. Avalie os motivos comerciais para começar a terceirizar. É para expandir seus negócios de uma maneira específica?

Por exemplo, você deseja um modelo de agência ou permanecerá como autor, palestrante ou blogueiro de livro solopreneur sem nenhuma equipe identificada em seu site? Você está buscando projetos de clientes maiores? Deseja semanas de trabalho mais curtas?

Você detesta certas tarefas, sabe que faz mal ou adia tarefas importantes, como coletar faturas e manter os livros contábeis atualizados? Bowles diz: “Há coisas que eu terceirizo que eu poderia fazer sozinho, mas eu simplesmente não tenho tempo, o que significa que elas não seriam concluídas”.

Além disso, considere suas razões pessoais. Pode ser qualquer coisa, desde querer viajar mais ou passar mais tempo com sua família em crescimento até obter mais treinamento ou educação. Reisdorf diz de seus subempreiteiros: “Eles estão disponíveis para entrar quando as crianças estão doentes ou eu tenho outras obrigações”.

“Os meus me deram mais tempo para buscar projetos pessoais e passar mais tempo com minha família”, diz Bowles.

Como terceirizar como profissional: encontre empreiteiros especializados em seu nicho.

2. Encontre empreiteiros especializados em seu nicho.

Pode parecer menos dispendioso contratar subcontratados inexperientes. Mas o tempo gasto para treinar alguém para executar o conteúdo exigido por você e pelos clientes em seu nicho compensará qualquer economia.

Você não pode manter a eficiência corrigindo seus erros enquanto gerencia outros fornecedores e trabalha nos negócios. Portanto, é melhor contratar escritores profissionais ou outros empreiteiros especializados em seu nicho e pagá-los razoavelmente.

Reisdorf concorda, dizendo: “Eu tenho uma equipe de outros nutricionistas registrados que também querem ser escritores”. Isso faz de sua pequena agência uma empresa especializada e ajuda a gerar mais receita.

Ambas as mulheres examinam cuidadosamente escritores e outros contratados antes de contratá-los. “Ofereci um teste pago a todos que se inscreveram [to work with me] e falou com eles por telefone ”, diz Reisdorf. Depois de uma experiência em que ela não o fez, Bowles agora também oferece um pequeno projeto de teste pago para ajudar a determinar se o desempenho de um contratado faz jus ao seu marketing.

“Não é que as pessoas estejam tentando enganá-lo, mas há muito a aprender no início do relacionamento”, diz ela. “É melhor fazer uma pequena alteração em um esboço do que corrigir um conteúdo totalmente escrito, por exemplo”, acrescenta ela.

3. Determine como você gosta de trabalhar.

Sua personalidade determinará como você trabalha melhor com os outros. Muitas vezes, como você prefere trabalhar com seus clientes é como trabalha com fornecedores.

Você gosta de muito tempo de face e colaboração virtual ou é alguém que deseja dar instruções e que seus subcontratados trabalham totalmente independentes de você?

Deseja gerenciar uma equipe de subcontratados remotos e possui as habilidades necessárias para ajudá-los a prosperar trabalhando para você?

A idéia é tornar seu trabalho mais eficiente. Portanto, terceirize para aqueles cujas personalidades e estilos de trabalho sincronizam melhor com os seus ou atendem aos requisitos de negócios.

Como terceirizar: decida com o que você precisa de ajuda e quando.

4. Decida com o que você precisa de ajuda e quando.

Embora Bowles e Reisdorf tenham subcontratados regulares, eles também contratam alguns conforme necessário. Bowles, por exemplo, mantém contratos com dois assistentes virtuais, cada um especializado em tarefas específicas, como marketing de mídia social ou contabilidade.

Ela também tem editores e outros escritores. “Tenho um pequeno grupo com o qual trabalho de forma consistente e atraio novas pessoas conforme necessário”, explica ela.

Reisdorf diz: “Tenho cinco outros nutricionistas registrados que trabalham comigo regularmente”. Cada um também administra sua própria empresa, mas atua como parte da equipe da empresa de Reisdorf.

Você pode subcontratar a transcrição, desenvolvimento e manutenção de sites, agendamento de compromissos ou muitas outras tarefas também. Faça uma lista do que você precisa e com que frequência. Em seguida, tente encontrar a ajuda certa.

5. Encontre subcontratados de fontes respeitáveis.

Reisdorf e Bowles encontraram outros freelancers no Facebook, Reisdorf em um grupo específico do setor. “Postei a oportunidade no grupo e tive cerca de 30 inscrições.”

Existem muitas outras plataformas, como o LinkedIn e o Fiverr, que oferecem maneiras de se conectar com talentos contratados, incluindo ajuda jurídica e contábil. Procure as plataformas que permitem que compradores de serviços anteriores classifiquem ou classifiquem aqueles que prestam serviços e leia com atenção as avaliações ou recomendações. Obtenha referências de outras pessoas que também terceirizaram.

“Eu escrevi um trabalho detalhado para dar aos entrevistados uma idéia do que eu estava procurando”, diz Bowles sobre essa importante etapa.

Como terceirizar: abordar considerações legais e contábeis.

6. Aborde considerações legais e contábeis.

É aqui que você obtém ajuda profissional, como a de um advogado ou um CPA como o Wall. Embora as postagens, artigos ou outro conteúdo do blog possam ser informativos, fornecendo informações sem nenhum custo, elas não substituem a ajuda jurídica e financeira profissional licenciada.

Para evitar erros legais e contábeis e suas conseqüências, é aconselhável obter essa ajuda quando você iniciar seu negócio. A terceirização a torna mais imperativa.

Reconhecendo, no entanto, que a maioria dos proprietários de pequenas empresas gerencia esses problemas, Wall fornece algumas dicas de contabilidade para terceirização.

Certifique-se de manter seus livros. Wall diz: “O maior problema que vejo freelancers e proprietários de empresas não é acompanhar a contabilidade deles”. Se você fizer isso sozinho, use um software de contabilidade compatível com a CPA. Esse deve ser um arquivo com os quais você pode compartilhar com seu contador ou contador para ajudá-lo a gerenciar quando você contrata um para garantir que seus livros sejam precisos e compatíveis com a autoridade tributária.

Wall também instrui freelancers a contratar outros para não esquecer de completar e distribuir 1099s anualmente. “Para fins de conformidade, a lei dos EUA exige que os empresários emitam seus fornecedores com um formulário de IRS 1099 até 31 de janeiro do ano seguinte”, explica Wall.

Você os envia para freelancers não registrados que pagou US $ 600 ou mais no ano anterior. Você deve incluir informações específicas sobre todos os 1099 e ter certeza de que o IRS recebe uma cópia também. Certifique-se de saber como preenchê-los e enviá-los adequadamente para evitar problemas de conformidade tributária.

A boa notícia é que os pagamentos aos fornecedores são dedutíveis para você. “A maneira correta de deduzi-los é dólar por dólar”, diz Wall. “Por exemplo, se você pagou US $ 5.000 ao fornecedor por ano, deduz US $ 5.000 como despesa comercial”, acrescenta.

Mas ele adverte: “A quantidade exata de impostos que um empresário paga depende de que tipo de entidade eles são – único proprietário, LLC, S-corp., C-corp., Etc.”

Embora Reisdorf tenha relacionamentos com fornecedores que moram nos EUA, Bowles tem outros que não. Sobre isso, Wall diz: “Usar fornecedores fora dos EUA é bom, mas além de entrevistá-los, o proprietário da empresa precisa garantir que não haja problemas de segurança, como acesso não autorizado a dados confidenciais”.

Wall recomenda que você também entenda as diferenças entre um contratado independente e um funcionário ao terceirizar. “Se um empresário supervisionar e controlar a maior parte do trabalho que o fornecedor está realizando, deverá contratar a pessoa como funcionário”, diz ele. “O IRS e os estados têm definições específicas de quem se qualifica como contratado independente e quem deve ser um funcionário”.

Apesar de seus desafios, há recompensas para a terceirização, incluindo receitas mais altas. Reisdorf, que está escrevendo há seis anos, diz: “Não apenas diminuiu realmente meu nível de estresse, como também me permitiu crescer um negócio de seis dígitos este ano”.

Por que você deve terceirizar, quando fazer e como começar? Aqui está tudo o que os #freelancers precisam saber. Clique para Tweet

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