8 dicas úteis para converter seu evento ao vivo em virtual

8 dicas úteis para converter seu evento ao vivo em virtual

O que é um evento virtual? Algo tão pequeno quanto um webinar ou tão grande quanto uma conferência digital com milhares de participantes. Mais do que nunca, os eventos virtuais estão servindo não apenas para complementar os eventos presenciais, mas também substituindo eles como uma maneira de economizar custos de produção, minimizar dores de cabeça e envolver o público de uma maneira totalmente nova.

Se o marcador da visão perfeita é 2020, uma coisa se tornou certa neste ano de todos os anos: o futuro nunca foi tão desfocado.

No que diz respeito à realização de eventos ao vivo, pessoalmente, que foram os principais pilares de nossos calendários anuais (conferências, festivais, cúpulas digitais), houve um pivô de proporção pandêmica à medida que nos adaptamos a viver em um mundo de distância social.

Mas a verdade é que, mesmo antes da chegada do COVID-19, os criadores e profissionais de marketing já estavam mudando seu pensamento sobre como executar eventos virtuais – reimaginando-os em termos de como as experiências digitais ideais poderiam viver online, sem a necessidade de investimentos significativos de tempo. , viagens e dinheiro. Tanto para as pessoas que as vestem – quanto para as que comparecem.

Tudo começou com o nascimento do webinar nos anos seguintes; adquiriu suas calças masculinas na adolescência com o Skype – e agora, na era da hiperconectividade e do marketing phygital, evoluiu para onde as coisas que antes eram complicadas agora são totalmente viáveis.

Ao olharmos para um mundo pós-pandemia, a realidade preocupante é: nunca antes tantos eventos pessoais do setor estavam em risco.

As boas notícias? Quando você vive e respira o mundo do marketing e da tecnologia, está na melhor posição para se virar. Mas, se a extensão do seu evento virtual foi limitada apenas a seminários on-line até agora, não se preocupe. Com uma crise de saúde global forçando o cancelamento ou o adiamento de eventos como South By Southwest, NewFronts e Microsoft's Build (entre muitos outros), os eventos virtuais estão tendo seu grande momento. Um novo pensamento (por necessidade) está inaugurando uma nova era de criatividade para todos.

Precisa de prova? O Ad Age realmente possui um rastreador de eventos para você acompanhar os eventos sendo cancelados, adiados ou “movidos on-line”. Mover eventos on-line é o que estamos enfrentando hoje. Nomeadamente, decisões que devem ser tomadas e coisas a serem consideradas ao executá-las. Além disso, alguns exemplos visuais de como essas novas experiências podem parecer e sentir, como inspiração. Se você tem um papel importante na produção desses eventos virtuais “ao vivo”, ou com tempo para o almoço, aqui estão algumas coisas a considerar ao longo do caminho.

8 dicas para converter seu evento físico em um evento virtual

1. Decida qual é o seu evento virtual necessidades ser estar

Para alguns tipos de eventos, o mundo digital simplesmente não está certo. Um evento virtual de comida ou degustação de vinhos vem à mente como uma maneira bastante horrível de passar uma tarde. No entanto, para a maioria dos outros eventos, há um grande potencial para trazê-lo para o mundo online. Considerando que não há substituto para a experiência de ficar ao lado de alguém e ter uma noção palpável de quem eles são – existe um potencial inexplorado de reunir pessoas para se reunir no mundo on-line que poderia dar ao físico uma corrida pelo seu dinheiro.

Aqui estão três perguntas para você se perguntar:

  • o que tipo do evento funcionará melhor? Ao fazer um brainstorming sobre o que seu evento precisa para sua estreia on-line, considere os tipos que existem. Deve ser totalmente digital ou poderia ser um híbrido – meio em pessoa, meio digital?
  • Como podemos mapear melhor tudo? Como qualquer decisão de magnitude, colocar o plano em um resumo criativo é sempre uma idéia inteligente para mapear os diferentes recursos do evento, orçamentos, metas / métricas e como os patrocinadores podem ser integrados. Essa parte é a chave. Você pode não conseguir cobrar tanto por ingresso no portão, mas sempre pode envolver os patrocinadores de maneira mais visível para compensar a perda dessa receita. Dito isto, sempre tome decisões no contexto de realizar o evento mais envolvente possível!
  • Como devemos promovê-lo? Se você escolhe tudo digital ou híbrido, precisará desenvolver um relacionamento imediatamente com seu participante para mantê-lo entusiasmado em todos os canais: email, social e push. Por exemplo, quando um novo palestrante ou evento notável é adicionado à agenda de eventos virtuais. Ligue-os cedo e mantenha-os envolvidos.

Um ótimo exemplo é o Girlboss Rally, o evento anual de liderança feminina que se transformou em um evento gratuito de um dia transmitido ao vivo pela primeira vez em sua existência devido ao coronavírus. A página de destino do microsite possui uma marca arrojada que evoca a sensação de qual será o evento transmitido ao vivo, um botão RSVP e uma prévia do que está por vir. Também serve como uma ferramenta de geração de leads para converter clientes em potencial em registrantes – um importante construtor de pontes para atualizações que antecederam o evento.

Fonte da imagem: Girlboss

2. Pense no seu evento como global

Com um evento virtual, você pode perder o contato humano que um evento ao vivo pode trazer, mas há enormes vitórias a serem alcançadas ao expandir seu evento para o universo mais amplo.

Quando Sophie Amoruso e sua equipe anunciaram o Rally Girlboss, havia uma sensação de desconhecimento sobre como responderia a mais de 1.300 participantes do ano passado. Depois que eles anunciaram que seria um evento de transmissão ao vivo de um dia gratuito e totalmente acessível, o número de participantes aumentou imensamente. Nesta entrevista ao Ad Age, Amoruso revelou: “Tivemos 25.000 mulheres / pessoas para confirmar presença nos primeiros dias e estamos antecipando uma conferência para 10.000 mulheres agora, em vez de uma conferência para 1.000 mulheres”.

Dica: Aproveite a oportunidade de realizar um evento digital ao vivo para descobrir novos mercados e expandir o alcance da sua piscina de participantes fora da sua esfera habitual. Se Amoruso pode potencialmente ampliar a participação de seu evento em 1.000%, você também pode!

Redefina qual é o termo

3. Redefina o significado do termo “engajamento”

Você conhece o velho provérbio: “A necessidade é a mãe da invenção”. Bem, já houve um momento melhor para repensar como você envolve seu público do que quando você tem um evento para lançar e, de repente, tudo deve acontecer digitalmente?

Seja criativo nessa abordagem.

Quando você fica preso em casa assistindo a um evento ao vivo, há muitos motivos para os participantes mudarem o canal. Eles podem estar presentes no início, mas às quatro horas, o cachorro está no colo, uma criança tem dever de casa e o logoff tem um apelo recente.

O atendimento em casa está a uma etapa de não estar fisicamente presente; portanto, você deve dar passos extras para dar vida ao seu evento. Roger Courville (CSP e autor The Virtual Presenter's Playbook) realizou recentemente um evento no GoToWebinar sobre o tópico “Estratégias chave para maximizar o envolvimento”. Ele diz que uma das maiores perguntas que um host ou moderador deve se fazer é: “Como envolvemos um público que não podemos ver?”

Segundo Courville, a resposta é relativamente simples. “Leve o melhor da conexão humana online.” Isso varia da criação de um painel personalizado com as mais recentes ferramentas sob demanda à interação direta com os participantes (por nome) durante o evento online.

Para o Rally Girlboss, o estágio de preparação passou a ser a visualização da melhor maneira de criar experiências bidirecionais que conectariam pessoas e palestrantes. Antes disso, Amoruso imaginava que isso fosse qualquer coisa, desde “poesias e performances ao vivo” a outras coisas que poderiam ser “realmente ousadas e legais. Não [something] onde assistimos oito horas de seminários on-line “.

Dica: Tenha uma estratégia visual inteligente de contar histórias que dê aos participantes um motivo para serem interativos. De testes on-line a pesquisas de público-alvo, perguntas e respostas virtuais, você pode iniciar a interação com os participantes por meio de participação ativa e ativa, e não da visualização passiva. Até os recursos de gamificação podem funcionar e vêm com rastreamento integrado, uma tabela de classificação e prêmios para os vencedores mais envolvidos.

Repensando o futuro do seu evento ao vivo? Aqui estão oito dicas sobre como transformá-lo de um evento pessoal para uma experiência digital imersiva. #virtualevents Clique para Tweet

4. Certifique-se de empregar humor em sua estratégia de eventos virtuais

Por estar em um mundo bidimensional versus tridimensional, haverá desafios em manter a atenção das pessoas. Ou seja, o sentido palpável da humanidade e a energia coletiva de estar em uma sala lotada praticamente desapareceu. O que não se foi?

O humor como ferramenta para aproximar as pessoas. Não importa onde eles estejam. A capacidade de entreter um público cativo com relativamente pouco potencial de interrupção visual é mais difícil do que poderia ser pessoalmente. Considere as avenidas que você tem ao seu alcance para fazer uma coisa dessas. Pode ser uma enquete online engraçada que incentiva rapidamente a ligação: “P: Quantas janelas você na realidade abriu agora? ” Ou empregando uma revista em quadrinhos para fazer uma bomba Zoom de cinco minutos durante uma sessão de breakout.

Algo integrado de maneira humorística e divertida no contexto de um evento real – em outras palavras, algo não tradicional.

Dada a capacidade de envolver muito mais pessoas do que você gostaria antes (tirando dos pontos dois e três), conviria que você aproveitasse seu público mais novo e maior, jogando com os pontos fortes das plataformas que você está usando .

Dica: Como em outras mídias, colha a inspiração daqueles que já fizeram isso antes. Desde os “mini-registros” entregues por hosts noturnos durante o coronavírus até a configuração improvisada de baixo orçamento, como “Some Good News”, de John Krasinki, considera o uso de mídia mista para explorar algo real e do momento. Isso poderia fazer as pessoas se sentirem bem (e até se tornarem virais) se bem feitas.

5. Faça parceria com alguém que sabe o que está fazendo

Lançar um evento ao vivo on-line não é apenas uma questão de baixar o Zoom e garantir que o microfone de áudio do seu computador funcione. Quando você está transformando algo do live para online, há um conjunto de habilidades totalmente diferente associado a essa experiência.

Para esse fim, há empresas especializadas nessa busca muito antes de nos abrigarmos no local.

Um dos maiores e mais conhecidos é o Cisco Webex, uma plataforma que você sem dúvida ouviu falar que cria “eventos on-line poderosos e seminários on-line eficazes para até 3.000 participantes” e streaming para até 40.000 participantes.

Outra é a ON24, uma plataforma global baseada em San Francisco que permite que os profissionais de marketing “construam webinar interativo e rico em dados e experiências de conteúdo”. De acordo com Mark Borenstein, vice-presidente de marketing da ON24 e “Chief Webinerd”, que recentemente fez um webinar sobre o assunto, uma grande vantagem é que os eventos digitais não vivem apenas no momento – eles podem ser mantidos por algum tempo. “Uma experiência realmente ótima é aquela que tem um dia útil e, em seguida, você a mantém e continua a promovê-la, e impulsiona a demanda por ela.”

Sobre um tópico relacionado, o ON24 também organiza um evento chamado Webinar World (previsto para 15 e 16 de junho) que prega as melhores práticas para o marketing experimental. Se você quiser saber mais sobre este tópico, considere participar (seja ao vivo ou como um evento virtual).

Deseja explorar outras plataformas de eventos virtuais? Dê uma olhada no INTRADO e no 6CONNEX para ver a tecnologia mais recente sendo usada. Aqui está um exemplo de um ambiente legal – um lounge virtual – que o INTRADO criou para o cliente Anytime Fitness.

Lounge virtual do Intrado para o cliente, AnyTime Fitness
Fonte da imagem: INTRADO

6. Torne-o facilmente acessível / disponível

Em um evento ao vivo no mundo físico, há bilhetes de avião, taxas de hotel e um custo total para participar. Devido ao desembolso de dinheiro, há uma chance maior de que as pessoas que dizem que aparecerão … o façam. Com um evento digital, esses números diminuem. Consideravelmente.

Dependendo dos números em que você assina, a proporção de inscritos e participantes é de aproximadamente 35 a 45%. Essa é uma taxa de no-show bastante grande. É por isso que você deseja limitar as barreiras à entrada sempre que puder. Não basta apenas despertar interesse, é preciso nutrir as pessoas que já estão e prometa uma experiência que os manterá engajados a cada passo.

Com pessoas capazes de fazer login de todo o mundo, considere ampliar seu apelo para direcioná-las. Se eles são franceses canadenses ou moram nos Alpes franceses – fazendo login em São Francisco ou San Juan, pergunte a si mesmo estas três coisas:

  • Quantos lembretes você está enviando? Eventos virtuais precisam de lembretes regulares, especialmente quando o evento se aproxima. Sem passagens aéreas não reembolsáveis, reservas de hotel e outros planos concretos, as pessoas não atribuem uma penalidade severa ao não comparecimento. Portanto, mantenha contato regularmente com eles para anunciar os motivos pelos quais eles devo não perca este evento. Quanto mais valor percebido houver participando virtualmente do seu evento, mais chances eles aparecerão no dia do jogo.
  • Como deve ser o evento? Existem considerações de idioma que você precisa fazer? Programas de tradução? Problemas de acessibilidade? Considerações sobre legendas ocultas? Uma das coisas boas de fazer coisas on-line é que você pode capturar participantes de todo o mundo, mas você deve estar preparado para isso. Por exemplo, a plataforma ON24 “suporta a capacidade de traduzir automaticamente legendas para mais de 60 idiomas”. Em tempo real. Aproveitar-se.
  • Você pode zig onde outros zag? Como você pode moldar um evento diferente do que as pessoas estão esperando? Existe um ângulo de abordagem que não parece apenas reparável, mas deixa as pessoas entusiasmadas para participar do seu evento virtual?

O Adobe SUMMIT, originalmente programado para Las Vegas, ficou online pela primeira vez em seus 16 anos de história em 2020. Como seria de esperar, uma empresa conhecida por soluções criativas e de computação em nuvem provavelmente sentiu um pouco mais de pressão para não cancelar.

Foi uma reviravolta curta, mas eles responderam ao tornar o SUMMIT gratuito para o mundo on-line com mais de 100 sessões extraordinárias envolvendo vários líderes da Adobe atuando como oradores. A maioria está falando com você da segurança de suas próprias casas, mas eles ainda tornaram a experiência relativamente fácil e fácil de navegar para todos os recém-chegados. Além disso, o conteúdo ainda está presente no site.

Reimagine seu plano de fundo virtual

7. Reimagine seu (s) plano (s) virtual (ais)

A frase “fundo virtual” está tendendo de maneiras que seus criadores provavelmente nunca imaginaram. Com a migração em massa para o Zoom pela força de trabalho remota, existe o desejo de bloquear os cenários “naturais” em nossas casas para parecer que estamos em outro lugar.

Uma estratégia semelhante está sendo usada em eventos virtuais. Veja o Salesforce World Tour Sydney, por exemplo. O evento deveria ocorrer ao vivo em 4 de março de 2020, mas se tornou um dos primeiros grandes eventos a girar rapidamente devido a problemas globais de saúde. Como resultado, o evento foi reinventado digitalmente e lançado para um público mais global em um palco, usando o entusiasmo amplificado de seus alto-falantes, contra gráficos animados coloridos e cenários virtuais atrás dos alto-falantes. Ele está em exibição durante a palestra de Pip Marlow, CEO da Salesforce (ANZ), que tem como pano de fundo o cenário da ópera de Sydney cercado por água corrente.

8. Finalmente, sempre há espaço para networking

Há um tópico comum que todos os eventos e conferências ao vivo que já participei: a hora do coquetel de networking. É o momento em que todos relaxam, preparam seus cartões de visita e tomam coletivamente uma bebida (com ou sem álcool).

É uma oportunidade de digerir as atividades do dia, abordar pessoas de painéis, palestras e deixar sua personalidade trabalhar.

Também existem eventos de rede virtual. Pense em salas de convívio (também conhecidas como hangouts virtuais), nas quais as pessoas podem se conectar por meio de experiências compartilhadas, compartilhar uma Quarantini virtual e até se dividir em uma sala de bate-papo lateral fora do grupo para um powwow privado.

Você pode não conseguir trocar cartões de visita reais, mas pode fazer um melhor – trocando vCards e enviando pessoas para seu site e redes sociais de uma só vez. Uma conexão mais significativa que prosperará muito depois que você fizer logoff.

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