O que é um resumo executivo? Aprenda a escrevê-los para seus clientes

O que é um resumo executivo? Aprenda a escrevê-los para seus clientes

Um resumo executivo é uma breve recapitulação do que é apresentado em relatórios mais longos, mas ainda inclui todos os fatos, números e conteúdo necessários para ajudá-lo a tomar uma decisão informada.

Embora haja muitos assuntos em que podemos discordar como comunidade – há uma verdade constante para os freelancers: nunca parece haver tempo suficiente. Todos estão ocupados – nossos clientes, nossos editores e nós mesmos -, portanto, a capacidade de ler, digerir e entender rapidamente é essencial. É aqui que os resumos executivos (e especialistas em palavras que são mestres em escrevê-los) são benéficos. Para não ser confundido com uma biografia executiva que conta os antecedentes de um profissional de nível C, os resumos são frequentemente usados ​​para explicar documentos longos de uma maneira breve e tangível.

Você pode pensar nisso como a contracapa de um livro, as notas do penhasco de um romance ou até o trailer de um filme: fornece as informações que você precisa saber sem detalhar todos os detalhes. Eles são frequentemente usados ​​durante o processo de proposta de uma empresa, como parte de um plano de negócios ou mesmo para introduzir potenciais investidores em uma marca emergente.

Os escritores são contratados por sua capacidade de ponderar sobre as páginas de dois dígitos das informações e condensá-las em um resumo executivo atraente, preciso e, o mais importante, eficaz para a meta em jogo.

Se você estiver interessado em adicionar essa habilidade comercializável ao seu portfólio, considere este seu guia 101 para o resumo executivo – completo com o que fazer e o que não fazer e exemplos que realmente atingem a marca.

Então, o que é um resumo executivo?

A melhor maneira de pensar em um resumo executivo é dar um passo atrás antes de o documento ser criado – e pensar no leitor. Claro, isso é básico no jornalismo, mas às vezes é esquecido na azáfama da redação de conteúdo. O objetivo de um resumo executivo é encontrado na primeira palavra: líderes ocupados, sobrecarregados e sob demanda geralmente têm tempo limitado. Mesmo assim, sua opinião, experiência e orientação são necessárias para expandir um negócio ou aprovar determinados investimentos ou fundos.

Quando elaboramos resumos executivos, sempre queremos manter esse gerente, fundador e chefe dama ou homem em mente. O que precisamos fornecer a eles para facilitar o trabalho, mais rápido e mais eficiente? Como podemos fornecer os pontos de dados, os antecedentes, as metas e o estado atual das coisas de uma maneira que não seja esmagadora? Como podemos chegar ao ponto – sem perder o ponto da proposta ou do plano?

Basicamente: como podemos resumir de uma maneira que faça sentido e prenda a atenção do nosso leitor? Através de um resumo executivo que segue as melhores práticas, é claro.

Conforme definido pelo profissional de psicologia organizacional-industrial e especialista no local de trabalho Amy Cooper Hakim, Ph.D., um resumo executivo é uma breve recapitulação do que é apresentado em relatórios mais longos, mas ainda inclui todos os fatos, números e conteúdo necessários para ajudá-lo a tomar uma decisão informada.

Hakim explica:

“Geralmente é encontrado na primeira página de uma proposta e foi projetado para destacar todos os principais aspectos do documento. O executivo pode ler o resumo e depois decidir se deseja fazer perguntas ou aprofundar-se no documento maior. ”

Embora todos os resumos executivos sejam abordados de maneira diferente e possam incluir várias informações, você pode encontrar algumas semelhanças. Pode parecer elementar, mas um resumo executivo geralmente tenta responder aos conceitos básicos da escrita 101: quem, o que, o quando, o onde, o porquê e o como. Sem entrar em detalhes extremos, a maioria dos resumos executivos abordará brevemente todos esses grupos, fornecendo uma perspectiva clara e informativa do objetivo do documento.

Normalmente, você pode esperar algo nesse sentido:

  1. O remetente do documento.
  2. O conteúdo do documento.
  3. Uma lista de tópicos principais, geralmente na forma de marcadores.
  4. O objetivo ou objetivo do documento.
  5. Os próximos passos exigidos do leitor ou executivo.

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Como você escreve um resumo executivo?

Se você é um escritor freelancer e um profissional de marketing de conteúdo há um tempo, sabe que geralmente são os conteúdos mais curtos que levam mais tempo. Afinal, encontrar os petiscos mais importantes, intrigantes e impactantes de algumas entrevistas não é tarefa fácil quando você está limitado a 500 palavras em uma publicação impressa.

O mesmo pode ser comparado à criação de um resumo executivo. Como são usados ​​para apresentações, propostas demoradas e outros extensos trabalhos, os escritores têm a tarefa de ler todas as últimas palavras ou, em alguns casos, escrever o documento maior, tudo antes de começar a trabalhar no resumo executivo. Ufa. Se você é novo no processo, considere estas dicas de treinadores de carreira e de um escritor que já esteve lá, escreveu isso.

As 5 principais ações para escrever resumos executivos

  1. Use um esboço.
  2. Use marcadores para maior clareza.
  3. Forneça uma frase de chamariz.
  4. Conte a história toda.
  5. Dirija a atenção do leitor.

As 5 principais ações para escrever resumos executivos: use um esboço.

1. Use um esboço.

Se você pode pensar tão longe, tente se colocar de volta na sala de aula do ensino médio. Sem dúvida, a hora em inglês era a sua favorita, pois amarrar parágrafos era fácil para você. Você se lembra do que seu professor exigiu antes de começar a escrever sua redação? Um esboço.

Não importa por quanto tempo você esteja no jogo, quantos livros você publicou ou quão bem-sucedido, fazer um plano de jogo antes de escrever é uma idéia inteligente. De fato, autor, jornalista e palestrante John-Manuel Andriote inicia todo projeto de redação – de artigos e postagens a resumos executivos – com um esboço que ele chama de esqueleto.

Em seguida, ele adiciona a 'carne' nos ossos, detalhando as seções, peça por peça, usando dados de suporte, pesquisas, entrevistas e muito mais. “O esboço fornece os principais tópicos e seções que você deseja destacar no seu resumo executivo e facilita a organização e a redação do seu resumo executivo”, explica ele.

2. Use marcadores para maior clareza.

A menos que você esteja lendo um romance em uma tarde preguiçosa de sábado, é assustador ver uma página com apenas textos. Especialmente em um ambiente de negócios que capitaliza em velocidade e eficiência. Ao escrever um resumo executivo, um coach de negócios certificado e um autor Ivy Slater sugere se esquivar de parágrafos longos e usar marcadores.

Como as sentenças tendem a se unir quando não estão organizadas para maior clareza e verificação, separar o resumo executivo em seções prenderá a atenção do leitor. E como bônus, essa também é uma maneira mais fácil de escrever. Sem precisar usar parágrafos longos, você pode ir direto ao ponto e fornecer um roteiro para o leitor.

3. Forneça uma frase de chamariz.

Os resumos executivos devem servir a um propósito. E não apenas qualquer propósito, mas um objetivo muito específico e concreto. Sem explicar o objetivo do documento em anexo, você não fornece ao leitor nenhuma informação sobre por que ele precisa ler o documento na frente deles. Você também não instila um senso de urgência ou linha do tempo quando se esquece de listar uma frase de chamariz.

Como chefe de marca e engajamento da EHE Health, Joy Altimare explica, um resumo executivo deve fornecer a visão superficial, destacando os principais pontos e fornecendo um item de ação:

“Pense na audiência que a revisa para garantir que você esteja fornecendo um ponto de vista claro e conciso sobre os resultados, conclusões ou recomendações.”

Na maioria das vezes, uma frase de chamariz (ou CTA) deve entrar em contato com o remetente para obter mais informações. Outras vezes, é um documento para fundos adicionais ou mão-de-obra que precisa ser aprovada. Também pode ser simplesmente o selo de reconhecimento de onde uma empresa está agora e como o executivo a ajudará a crescer ainda mais. Embora dependa do escopo da proposta, projeto, plano ou documento, nenhum resumo executivo é completo sem um CTA.

4. Conte a história toda.

Como jornalista, você provavelmente já possui seu próprio conjunto de padrões e ética que segue ao atrair novos clientes ou trabalhar para marcas. No centro de um resumo executivo está a precisão. Como o leitor pode ou não ter tempo para ler todo o documento que está por trás do pager único, é necessária a verificação de fatos. Ou, como Slater coloca: um resumo executivo deve contar a história toda, sem ser enganoso. “Divulgue os pontos necessários e tenha as próximas etapas descritas para que o leitor possa pegar o documento e usá-lo para formular itens de ação”, aconselha ela.

Ao redigir o resumo executivo, observe os buracos que você pode alertar para o seu cliente. Eles podem nem estar cientes de que há contratempos em suas estatísticas ou informações ausentes que podem fazer uma proposta mais atraente. Ser capaz de identificar se todas as caixas de seleção foram atendidas o diferencia de outros escritores contratados para escrever a mesma tarefa.

As 5 principais dicas para escrever resumos executivos: direcione a atenção do leitor.

5. Dirija a atenção do leitor.

Para um documento particularmente desajeitado e cheio de informações difíceis de entender, Hakim sugere dar um passo adiante ao adicionar anotações ao resumo executivo. Você pode fazer isso destacando os pontos mais importantes e fazendo referência a números de páginas específicos aos quais eles podem recorrer.

Hakim compartilha:

“O executivo deve poder examinar o resumo e saber o que há na proposta e o que não está na proposta. Um resumo executivo bem escrito direciona o líder para abrir a discussão ou passar pela proposta e passar para uma tarefa mais premente ou apropriada. ”

Embora você não queira enganar ou orientar o leitor em uma direção específica, fornecer um ponto de referência os manterá focados e aumentará a probabilidade de que eles leiam o resumo e avancem para as próximas etapas.

Os 5 principais não são necessários para escrever resumos executivos

  1. Não escreva até ler ou escrever.
  2. Não forneça informações demais.
  3. Não inclua opiniões pessoais.
  4. Não seja inconsistente.
  5. Não deixe o leitor com perguntas.

1. Não escreva até ler.

Embora isso pareça bastante simples, diz Andriote, com muita freqüência, os escritores cometem o erro de tentar reunir o resumo executivo como um esboço para elaborar, em vez de criar um plano separado.

Às vezes, as empresas desejam que um especialista em palavras assuma o controle de todo o projeto – da proposta ao resumo – enquanto outras enviam o documento e pagam pelo pager único. Independentemente disso, ele diz que nem pense em escrever o resumo executivo até que você leia ou escreva o relatório completo, livro ou documento. Se você foi contratado para criar tudo, a Andriote não pode enfatizar o esboço o suficiente:

“O tempo que você gasta organizando seu esboço será o tempo que você economizará escrevendo o resumo executivo, pois ele praticamente se escreverá a partir do esboço”.

2. Não forneça informações demais.

Você já leu a contracapa ou a capa lateral de um livro e sentiu que já sabia tudo o que vai acontecer? Ou assista a um trailer do filme e perca o interesse, já que o enredo era óbvio?

Ao elaborar resumos executivos, lembre-se de fornecer as informações necessárias – mas não todas. Isso é especialmente verdadeiro quando você está escrevendo um resumo para alguém que está se candidatando a uma nova oportunidade de liderança. O empregador deve ficar intrigado com o sumário executivo que descreve o seu corpo de trabalho – mas também deve querer mais, de acordo com Slater.

3. Não inclua opiniões pessoais.

Há um tempo e um lugar para compartilhar seus dois centavos – e depois que o leitor tiver a chance de digerir o resumo executivo. Digamos que uma empresa esteja buscando financiamento inicial para mover seus negócios emergentes para o próximo nível. Eles criaram uma proposta impressionante, mas há poucas chances de os “tubarões” parecerem além do sumário executivo.

Este documento deve ser atraente o suficiente para chamar sua atenção e entrar em contato com o fundador para uma reunião. Então, o fundador pode compartilhar sua opinião, mas não antes, segundo Altimare.

4. Não seja inconsistente.

Se o resumo executivo indicar que as vendas cresceram 30% nos últimos dois trimestres, mas uma página posterior indica 20% – você tem um problema. Como o resumo executivo é uma versão prévia e condensada de um documento existente, deve ser uma imagem espelhada de outras informações.

E, quando possível, o sumário executivo deve seguir o mesmo formato da apresentação ou proposta, de acordo com Slater. Isso significa que, se você tem a missão primeiro, os números em segundo e os objetivos em último no grande documento, o tamanho de um pedaço deve apresentar a mesma ordem.

Os 5 principais não são necessários para escrever resumos executivos: não deixe seu leitor com perguntas.

5. Não deixe seu leitor com perguntas.

Ou melhor: o leitor não deve estar coçando a cabeça tentando entender o objetivo do seu resumo executivo. É quando a sua habilidade de escrita criativa pode ficar no banco de trás. Linguagem elevada e um vocabulário impressionante são grandes atributos de um talentoso profissional de palavras, mas é melhor ser cuidadoso e básico ao escrever esses documentos.

“Embora seu foco seja um resumo breve e agradável, você não deve deixar de lado os principais pontos”, continua Hakim. “Uma boa regra geral é cobrir o material encontrado em cada uma das principais subposições do seu documento. Você também pode consultar seu índice para garantir que não perdeu nenhum destaque importante. “

Os 5 principais exemplos de resumo executivo

Existem várias maneiras de utilizar resumos executivos em quase todos os setores. Você provavelmente já leu alguns sem perceber que eles tinham um nome especial ou faziam parte de um mercado único de oportunidades de freelancer. Slater diz que exemplos de resumo executivo incluem planos de negócios, um plano de expansão, um relatório sobre finanças e muitas outras instâncias.

Aqui estão alguns exemplos:

  1. Um plano de negócios ou argumento para investidores.
  2. Um resumo do final do ano para uma empresa.
  3. Um resumo.
  4. Um treinamento de equipe ou guia de integração.
  5. Um relatório financeiro ou técnico.

1. Exemplo de resumo executivo para um plano de negócios ou argumento para investidores

Depois de apresentar o que eles esperam que seja uma ideia de um milhão de dólares, o fundador de uma empresa de beleza que está atrapalhando o setor está procurando investidores. Para ganhar seu interesse e, eventualmente, seus meios financeiros, eles precisam criar um plano de negócios e um argumento.

Slater diz que este documento incluirá tudo, desde o histórico e a missão da empresa até suas vendas até o momento e como eles pretendem usar os fundos. O resumo executivo de uma página serviria de guia para esse importante processo de arremesso.

Pode incluir:

  • Breve histórico da empresa
  • O que os torna diferentes
  • Estatísticas e números impressionantes e interessantes para apoiar sua marca
  • Seus objetivos futuros
  • O CTA para o leitor

2. Exemplo de resumo executivo para um resumo de final de ano para uma empresa

Quando você trabalhava tradicionalmente antes de trabalhar como freelancer em período integral, provavelmente tinha uma reunião de final de ano para refletir nos últimos 12 meses. Slater diz que esse relatório geralmente é realizado para empresas públicas e será usado para empresas privadas que possuem investidores.

Freqüentemente, os executivos solicitam até mesmo informações como essa, trimestralmente, à equipe de liderança, para que tenham sempre um impulso em cada departamento. “Ao incluir um resumo executivo, o líder obtém uma rápida visão geral do que está no relatório. Se estiver interessado, ele pode ir direto ao índice para se concentrar mais em uma área específica do relatório ”, Hakim compartilha.

Aqui está o que pode incluir:

  1. O objetivo do relatório
  2. Lista com marcadores separada por sucessos de cada trimestre
  3. Lista com marcadores de metas para o próximo ano
  4. Um CTA para o leitor

Os 5 principais exemplos de resumo executivo: Exemplo de resumo executivo para uma solicitação de emprego.

3. Exemplo de resumo executivo para uma solicitação de emprego

Sim, você leu corretamente: resumos executivos podem ser usados ​​no lugar de uma carta de apresentação! Embora isso normalmente seja usado apenas quando você alcançar um nível de liderança ou de especialista em sua carreira, eles podem ser incrivelmente úteis ao trabalhar com recrutadores.

Como se destina a demonstrar as habilidades e informações mais impressionantes de sua formação, a Altimare diz que os gerentes e recrutadores de contratação podem digerir facilmente sua candidatura. E, muitas vezes, diferenciam você das pessoas que fornecem apenas um currículo.

Este tipo de resumo executivo pode incluir:

  • Biografia breve, com duas frases
  • Lista com marcadores das três últimas posições
  • Lista com marcadores de maneiras impressionantes pelas quais você ajudou empresas anteriores a obter sucesso, usando porcentagens de crescimento e outros números
  • Requisitos salariais atuais
  • CTA e informações de contato para marcar uma entrevista

4. Exemplo de resumo executivo para um relatório financeiro ou técnico

Embora possa não ser a sua xícara de chá, os relatórios técnicos e financeiros não são apenas um investimento importante para as empresas – são necessários. Como explica Altimare, esses documentos muito densos e controlados por dados incluem toneladas de informações, geralmente com mais de 100 páginas.

É altamente improvável que alguém leia todas as últimas linhas, e é aí que um resumo executivo sólido faz a diferença na compreensão. “Resumos executivos para manter o leitor envolvido e animado para ler e fazer referência a todo o documento para uso futuro”, explica ela.

Pode incluir:

  1. Missão do documento
  2. Estado atual dos negócios
  3. Estado dos negócios no ano passado, em uma lista com marcadores
  4. Obstáculos ou barreiras atuais
  5. Projeções atuais
  6. CTA para o leitor

5. Exemplo de resumo executivo para um projeto de treinamento

Embora seja dependente da indústria, Hakim diz que os projetos de treinamento geralmente são um bom estudo de caso para um resumo executivo. Pegue, por exemplo, uma empresa externa para a equipe de marketing. O líder quer passar por todos os aspectos do negócio de cada líder de equipe. Eles também querem declarar seus próprios objetivos como um coletivo, economizar tempo para feedback e brainstorming, bem como vínculos de equipe.

Claro, essas informações não são tão complicadas de entender quanto outros documentos, mas quando tem 50 páginas, um resumo executivo mantém todos envolvidos.

Pode incluir:

  1. Missão do dia e fora do local
  2. Agenda de eventos
  3. Estado dos negócios de cada líder de equipe, na forma de marcadores
  4. Objetivos dos negócios de cada líder de equipe, em forma de marcador
  5. CTA para leitores

Os resumos executivos são amplos e eficazes para empresas de todos os tamanhos e setores. Os escritores que podem condensar mega-guias em resumos executivos abrangentes estão em alta demanda, especialmente à medida que mais e mais empresas são criadas todos os dias. Pegue essas habilidades e tente você mesmo – você nunca sabe qual cliente pode pousar!

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